Cómo automatizamos un proceso.
Esto es una sola animación, no seis. Baja y mira cómo el mismo proceso se encuentra, se mapea, se diseña, se construye, se prueba y se pone a funcionar.
Los seis pasos
Un proceso atravesando seis estaciones. Empieza como uno entre decenas de flujos, casi todos llenos de esperas y pasos manuales repetidos. Se rodea uno y el resto se desvanece. Se despliega para mostrar cada intervención humana, sistema, decisión, demora y excepción. Esos puntos de contacto se convierten después en un agente, una regla, una API — y dos siguen siendo humanos — dentro de un perímetro de guardarraíles. Aparecen las conexiones en vivo y un raíl de telemetría. Se ejecutan cien casos de prueba: 96 pasan y 4 se convierten en excepciones que alguien revisa. Después fluyen los casos reales, y una persona se ocupa de los inusuales.
automatizar. medir. mejorar.
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PASO 01
Encontrarlo.
Identificamos juntos la oportunidad.
Y lo último es lo que más importa. Si no se puede medir, no podemos enseñarte si funcionó.
- repetitivo
- frecuente
- lento
- manual
- propenso a error
- caro
- difícil de escalar
- medible
Oportunidad + línea base
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PASO 02
Observarlo.
Mapeamos lo que pasa de verdad hoy.
Nadie diseñó el proceso que tienes. Creció solo. Verlo dibujado suele ser la primera vez que alguien lo ve.
- ¿Quién lo toca?
- ¿Qué hacen?
- ¿Qué sistemas?
- ¿Qué decisiones?
- ¿Dónde espera?
- ¿Dónde falla?
- ¿Cuáles son las excepciones?
Mapa del proceso actual
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PASO 03
Diseñarlo.
Decidimos qué debe hacer la IA — y qué no.
Algunos puntos de contacto se convierten en un agente. Otros en una regla. Otros en una llamada a una API. Otros siguen siendo una persona, porque ahí está el criterio.
- Flujo con IA
- Modelos
- Conocimiento
- APIs / MCP
- Integraciones ERP / CRM
- Computer use / RPA
- Aprobaciones humanas
- Permisos
- Guardarraíles
- Alternativas
Plano de automatización
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PASO 04
Construirlo.
Implementamos el flujo y lo medimos desde el primer día.
Medir es parte de la construcción, no algo que se añade después. El raíl de telemetría aparece a la vez que las integraciones.
- Tiempo de ciclo
- Minutos de persona
- Tasa de automatización
- Excepciones
- Errores
- Coste por caso
- Coste de modelo
- SLA
- Resultado de negocio
Flujo funcionando
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PASO 05
Probarlo.
Casos normales. Casos límite. Casos malos.
Probar, medir, mejorar, repetir. Algunos casos siempre acabarán en excepción — el objetivo es saber cuáles, no fingir que no existen.
- instrucciones
- prompts
- elección de modelo
- recuperación
- reglas
- herramientas
- umbrales
- fine-tuning, cuando ayuda
Flujo ajustado
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PASO 06
Ponerlo a funcionar.
Producción es el principio de la medición, no el final del proyecto.
La mayoría de los casos pasan de largo. De vez en cuando uno se desvía hacia una persona. Eso es el diseño funcionando, no fallando.
- Calidad
- Coste
- Latencia
- Errores
- Excepciones
- KPIs de negocio
- Cambios de modelo
- Cambios de sistema
- Intervenciones humanas
Producción + monitorización
El mismo lead, a mano y automatizado.
Hoy
Llega un lead B2B entrante. Una persona abre seis ventanas y hace esto:
- Alguien abre el aviso del formulario.
- Busca la empresa.
- Comprueba el país.
- Averigua el tamaño de la empresa.
- Abre el CRM.
- Mira si está duplicado.
- Crea la cuenta.
- Crea el contacto.
- Decide de quién es.
- Escribe un email.
- Crea una tarea.
- Actualiza una hoja de cálculo.
- Espera.
Automatizado
El mismo lead, como un solo flujo. Queda una bifurcación: un caso de alto valor o inusual va a ventas.
Automatizado: Lead recibido, después Validar, después Enriquecer, después Ver duplicados, después Aplicar reglas, después Crear / actualizar CRM, después Asignar responsable, después Preparar respuesta, después Crear seguimiento, después Seguir el resultado. Un caso recorre toda la cadena. La IA hace cada paso y se detiene en Aplicar reglas, donde una persona aprueba — caso de alto valor o inusual → ventas. El caso termina como: Listo para ventas.
La IA sigue lo que pasó
listo para ventas
El robot se ocupa de los pasos. Ventas se ocupa de la venta.
Qué pasa cuando ya está funcionando.
Funciona, se mide y va mejorando — y hay cuatro preguntas sobre cómo se construyó que vale la pena responder antes de que tengas que hacerlas.
Por dónde se empieza
Descubrimiento
Las herramientas de process mining están hechas expresamente para descubrir cómo se ejecutan los procesos de verdad y para identificar oportunidades de automatización y mejora, y por eso este método empieza por el descubrimiento y no por una herramienta.
Fine-tuning
Una entre varias
Aparece como una optimización entre varias, no como un requisito. En la práctica, la mayor parte de la mejora viene de las instrucciones, la recuperación y los umbrales.
Paso 05, la tasa de acierto
96/100
Se queda en 96 de 100 a propósito. Cien de cien no es algo que hayamos visto, y enseñarlo desmontaría lo que el paso está diciendo.
El ejemplo trabajado
13 pasos
Es la propia descripción del briefing de un lead B2B entrante gestionado a mano. Ilustran la forma del trabajo, no citan a ningún cliente.
Cuéntanos un proceso.
Enséñanos cómo funciona hoy. Nosotros encontraremos qué debe seguir siendo humano y qué se puede automatizar.
O llama al +34 944 23 14 20